Allgemeine Hinweise

Wir möchten Ihnen die passenden Empfehlungen zusenden und Ihnen eine optimale Buchung ermöglichen – dazu die folgenden Hinweise:

Jede Anfrage wird mit einem kostenlosen Angebot beantwortet. Das Angebot ist für alle Anfragenden unverbindlich. Darin enthalten sind die Kosten für den Vortrag inklusive der Vorbereitungszeit und, wenn gewünscht, ein telefonisches Briefing direkt zwischen Auftraggeber und Redner/Rednerin.
Es werden keine zusätzlichen Agenturkosten berechnet.
Ausgaben für Reise und/oder Übernachtung werden nach Beleg abgerechnet (sind im Honorar nicht enthalten).

Die Vortragsdauer beträgt in der Regel ca. 60 Min. oder je nach Wunsch 45 – 75 Min.

Die Mitteilung eines Budgetrahmens für den Gastvortrag hilft, eine entsprechende Vorauswahl zu treffen. Dabei können Sie sich an folgenden Kriterien orientieren:

Redner/Rednerin weniger prominent ca. 2.000 € – 5.000 €

etablierte Redner/Rednerinnen ca. 5.000 € – 7.500 €

prominente Redner/Rednerinnen ab ca. 10.000 €

Auf Basis der im Angebot enthaltenen Kosten und Vortragsthemen bzw. – inhalte bitten wir um eine Vorauswahl der in Frage kommenden Rednerinnen und Redner und klären im nächsten Schritt innerhalb von wenigen Tagen deren Verfügbarkeit.

Danach kann ein telefonisches Briefing stattfinden.

Die Buchung erfolgt mittels einer schriftlichen Vereinbarung, die wir Ihnen vorab als Muster inklusive der AGB zusenden können.
Vertragspartner sind der Auftraggeber und die Agentur, welche mit dem Redner/der Rednerin ebenfalls einen Vertrag abschließt.

Der Veranstalter erhält die Mobilnummer des Redners/der Rednerin, so dass auch noch am Tag der Anreise kurzfristige Abstimmungen (z.B. bei Stau, Zufahrt zur Parkmöglichkeit u.a.) jederzeit möglich sind.

Bis zum Tag der Veranstaltung steht Ihnen sowohl die Agentur als auch der Redner/die Rednerin als Kontakt zur Verfügung.

Nach erbrachter Leistung erhalten Sie von der Agentur eine Rechnung einschließlich der Spesenbelege.

Welche Aufgaben bleiben für den Veranstalter?

Der Veranstalter

- kennt die räumlichen bzw. örtlichen Gegebenheiten und sorgt für die nötige technischen Ausstattung, z.B. Tonanlage mit Headset, Beamer, Leinwand o.ä.

- kennt die örtlichen Hotels und bucht bei Bedarf die Übernachtung

Hinweise

Beschreiben Sie mit einigen Stichpunkten die geplante Veranstaltung und Ihre Erwartungen an den Gastvortrag – inspirierend / motivierend oder faktenbasiert / analytisch.

Es ist verständlich und oftmals notwendig, mehrere Angebote einzuholen. Wir empfehlen, bei der Suche nach einem konkreten Redner bereits in der Anfrage darauf hinzuweisen, dass mehrere Angebote eingeholt werden.

Der konkrete Termin wird von der Agentur direkt mit dem Redner/der Rednerin abgestimmt. Dies ist wichtig, um auch private Termine (Urlaub u.a.) und Anschlußverpflichtungen am Tag davor oder danach zu erfassen, z.B. wenn der Vortrag am Morgen beginnen soll und die Anreise deshalb am Vorabend erforderlich ist bzw. der Vortrag erst am späteren Abend beginnt und die Weiterreise erst am nächsten Tag möglich wird.

Videos der Referenten sind in der Regel auf youtube in großer Zahl vorhanden wobei man darauf achten sollte, ob es sich um ein speziell für die Vermarktung erstelltes Video (mit Perspektivwechseln und dynamischen Schnitten) oder einen tatsächlichen Live-Mitschnitt handelt (meist unattraktiver, da sie von einer stationär aufgestellten Kamera frontal den Auftritt des Redner filmen).

Falls der Wunsch‐Redner nicht verfügbar ist, senden wir Ihnen gern Alternativen entsprechend Ihrer Vorgaben.

Regelungen zu Mitschnitten, Nutzungsrechten und Veröffentlichungen sind in unseren AGB enthalten bzw. können Ihnen vorab im konkreten Fall mitgeteilt werden.

Tipp für Ihre Anfrage-Mail

Wenn Sie die Agentur anschreiben, können Sie kurz Folgendes angeben:

1. Datum, Ort & Format Ihres Events

2. Zielgruppe & Größe (z. B. Führungskräfte, Kunden, Mitglieder …)

3. Themenbereich / gewünschte Wirkung (z. B. Motivation, Wirtschaft, Zukunft, Gesundheit)

4. Budgetrahmen

5. gewünschte Vortragssprache

6. Kontaktperson für Rückfragen

Muster für eine Vortragsanfrage

Betreff: Anfrage Redner für [Eventname / Thema] am [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir planen eine Veranstaltung zum Thema [kurzes Thema / Schwerpunkt, z. B. „Zukunft der Arbeit“], die am [Datum] in [Ort] stattfinden wird. Wir erwarten etwa [Teilnehmerzahl] Teilnehmende, darunter [Zielgruppe, z. B. Führungskräfte, Mitarbeitende, Studierende].

Wir sind auf der Suche nach einem Redner / einer Rednerin, der/die unser Event mit einem [Keynote / Impuls- / Motivationsvortrag, Dauer z. B. 45–60 Minuten] bereichert. Die zentrale Botschaft sollte [z. B. inspirierend, zukunftsorientiert, fachlich fundiert] sein.

Es sollte ein Experte auf seinem Fachgebiet / eine in der Branche prominente Person / eine national bzw. international prominente Persönlichkeit sein.

Der Budgetrahmen sollte bis max. xx EURO betragen.

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie uns geeignete Rednerinnen oder Redner vorschlagen könnten (eventuell namentlich Beispiele nennen, die Sie sich für Ihr Event vorstellen könnten).

Vielen Dank im Voraus für Ihre Unterstützung. Für Rückfragen stehe ich gerne unter [Telefonnummer / E-Mail] zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Funktion / Organisation]
[Telefonnummer]
[E-Mail]